Connecter le compte de la bonne association
Chaque espace associatif dispose de sa propre configuration HelloAsso. Depuis les réglages, renseignez les éléments nécessaires à cette connexion, puis sélectionnez les campagnes que vous souhaitez suivre. Cette configuration évite de mélanger les opérations de plusieurs associations.
Faire correspondre les champs d’adhésion
Pour les campagnes d’adhésion, vérifiez quels champs décrivent le membre, ses coordonnées et sa cotisation. La personne qui règle une commande n’est pas toujours l’adhérent : cette distinction compte notamment pour une inscription en couple ou en famille. Les tarifs de la campagne doivent aussi correspondre à la bonne nature de versement.
Contrôler les identités avant de rattacher
La synchronisation met à jour les fiches reliées et signale les identités à vérifier. Si un nom correspond à une fiche déjà présente, contrôlez la personne avant de confirmer le rattachement. Consultez le suivi de synchronisation pour connaître le dernier passage et les éventuelles erreurs.
Suivre les encaissements dans les finances
Rapprochez les paiements avec les cotisations, membres ou autres recettes concernés. Votre association peut aussi utiliser une boutique HelloAsso ou gérer sa boutique dans Asso. Vérifiez les catégories et les rattachements pour conserver une lecture claire des recettes d’adhésion, de vente ou d’événement.
Questions pratiques
La connexion suffit-elle à tout rapprocher ?
Il faut configurer les campagnes et leurs correspondances, puis vérifier les cas ambigus. Le suivi de synchronisation permet de repérer les éléments à compléter.
Asso utilise-t-il le compte HelloAsso d’une autre association ?
Chaque association relie son propre compte à son propre espace.
Les modifications manuelles sont-elles utiles ?
Oui. Elles permettent de compléter les informations manquantes et de confirmer les rattachements qui nécessitent une vérification humaine.