Une fiche pour retrouver les informations du foyer
Renseignez l’adhérent, ses coordonnées, sa date d’adhésion et sa date de naissance. Le nom, le prénom et la date de naissance du conjoint restent dans la même fiche. La liste principale présente les foyers, ce qui évite d’ajouter une seconde ligne pour chaque conjoint. Le numéro de membre est modifiable manuellement et partagé avec le conjoint.
Définir les formules proposées par l’association
Préparez vos formules dans les réglages : individuelle, couple ou autre formule adaptée à votre fonctionnement. Plusieurs formules peuvent coexister. Pour une adhésion annuelle, indiquez son année de validité afin que la cotisation soit rattachée au bon exercice d’adhésion.
Relier la cotisation aux versements reçus
Dans le suivi du membre, distinguez la cotisation, son année et les dons éventuels. Les versements rattachés alimentent le suivi financier. Le total versé par l’adhérent aide à retrouver les sommes enregistrées pour cette personne sans confondre cotisations, dons et autres recettes.
Préparer les renouvellements et le travail du bureau
Les adhérents qui n’ont pas renouvelé sont placés dans les archives selon leur situation de cotisation. Leur historique reste disponible. Dans les réglages du bureau, attribuez les postes aux membres éligibles, y compris à un conjoint. Les accès nominatifs permettent ensuite de partager les tâches selon les droits accordés.
Questions pratiques
Peut-on enregistrer une cotisation reçue par chèque ?
Oui. Les règlements peuvent être suivis avec leur mode de paiement, notamment espèces, virement ou chèque.
Les conjoints doivent-ils être créés en double ?
Le conjoint se renseigne dans la fiche du foyer. Il peut être membre du bureau sans créer un doublon dans la liste principale des adhérents.
Les coordonnées des membres sont-elles visibles sur ce site ?
Les fiches se consultent dans l’espace privé de l’association, selon les droits attribués aux comptes. Elles ne sont pas publiées dans ces pages de présentation.